企业文档管理解决方案
日期：2020-03-30 18:08:45 / 人气：
微软雅黑; color: rgb(19, 172, 229); font-weight: bold; font-size: 24px;">企业文档管理现状
文档管理系统
解决方案
系统功能解决方案
主要功能
制造行业概述
| 现有特点 |
| 制造型企业由于自身业务包括研发、生产、销售、物流等多个环节，因此对于文档的管理有着全方位严格的管理要求，制造企业的通用文档管理规范就是对产品研发、ISO质量文件、日常办公等各种文档的全生命周期进行管理。一般包括文档的：创建，审批，发布，修改，分发，签收，追缴，归档，废止与恢复等各个环节。 |
| 行业需求 |
| 制造行业迫切需要统一的文档管理平台，可以对生产资料进行安全统一管理。实现流程自动化管理，合理编排生产批号，设立数据仓库，保留历史操作，实现消息网络全方位覆盖。 |
制造业公司管理常见问题？
● 产品众多、文档类型各异，散落存储在员工各个电脑上，需要调阅时东奔西跑，非常不便。
● 每天都通过员工电脑共享，主要人员离职后，造成机密资料丢失与外泄，生产资料安全得不到保障。
● 硬盘损坏或病毒感染，造成生产资料丢失。
● 公司的市场运营方案未能在有效的时间内，做到泄密保护。
● 员工可以不经过公司相关领导审批，将内部重要文件外发给客户。
● 员工出差时无法对承载着公司大量重要数据的笔记本防止可能泄密。
● 员工外的计算机可以随意接入公司内网，造成数据泄密无法有效追踪其源头。
● 员工随意打印公司重要文件,无任何技术管理手段，给数据安全带来重大的安全隐患。
● 质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核与分发，有时需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。
● 采用传统的纸质管理，大幅印刷、复印、打印，纸张成本很高，浪费严重。
● 当出现设备故障、原材料需要采购、客户要求的规格改变、紧急订单要插单生产、发交期提前或延后等情况时由于没有及时提醒，很容易造成工作失误。
● 生产批号众多，不便统一管理。
● 生产版本修订管理不便，难以确定完结版本。
● 生产资料众多，查找起来十分困难。
● 生产图纸预览不方便，想查看内容时要逐个打开图纸文件，有的大型文件打开速度缓慢，浪费工作时间。
● 每天都通过员工电脑共享，主要人员离职后，造成机密资料丢失与外泄，生产资料安全得不到保障。
● 硬盘损坏或病毒感染，造成生产资料丢失。
● 公司的市场运营方案未能在有效的时间内，做到泄密保护。
● 员工可以不经过公司相关领导审批，将内部重要文件外发给客户。
● 员工出差时无法对承载着公司大量重要数据的笔记本防止可能泄密。
● 员工外的计算机可以随意接入公司内网，造成数据泄密无法有效追踪其源头。
● 员工随意打印公司重要文件,无任何技术管理手段，给数据安全带来重大的安全隐患。
● 质量文件的建立、变更，必须由相关人员来办理文档的审核与分发，有时需要多人共同审核，费时费力，办理周期长，审核效率低。
● 采用传统的纸质管理，大幅印刷、复印、打印，纸张成本很高，浪费严重。
● 当出现设备故障、原材料需要采购、客户要求的规格改变、紧急订单要插单生产、发交期提前或延后等情况时由于没有及时提醒，很容易造成工作失误。
● 生产批号众多，不便统一管理。
● 生产版本修订管理不便，难以确定完结版本。
● 生产资料众多，查找起来十分困难。
● 生产图纸预览不方便，想查看内容时要逐个打开图纸文件，有的大型文件打开速度缓慢，浪费工作时间。
解决方案
| 文件集中存储 | 搭建海量文档、数字资产（CAD图纸、视频、音频）集中存储的平台，公司领导及员工可以实现跨地区地查询重要信息文件，实现资源共享，提高工作效率。 |
| 树形目录结构分类管理、权限机制完善、提供关联及锁定保护功能 | 文档不再是一个信息孤岛，按项目对文档进行归类，支持为不同部门的不同人员设置灵活的权限，保证文档使用的安全，同时支持锁定文档保证安全和通过编码实现文档间的相互关联，方便查看，节约查找所需时间。 |
| 数据安全无忧 | 1、安全备份功能，支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。 当文档或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据即刻进行恢复，充分保证内部核心数据的完整和安全。 案例： 防止员工离职时带走技术资料泄密：服务器自动对文件备份到服务器指定隐藏目录下保存，避免员工离职时有意删除或格式化电脑，给企业带来损失；通过对公司电脑上的数据透明加密，带走了资料都是加密的。 2、文档存储加密功能，支持文档加密存储，避免外部人员非法盗用数字资料。 开启文档存储加密后，系统会对数字资料混淆加密，若资料被非法窃取，则在其他计算机中无法打开。 案例： 防止数据离开办公环境泄密：通过动态加解密技术，实现对公司所有电脑数据强制透明加密，员工无任何感觉，有效防止公司内部员工通过任意方式将数据泄密。 防止研发部数据泄密：研发部的数据，只能在本部门内员工之间交互；研发部门的数据不管以任何方式传到公司的其他部门数据均无法打开。但因业务需要，确实需要和其他部门之间进行数据交互，可通过部门负责人解密后交互，同时对解密的操作记录进行详细记录审计；研发部内的数据不管以任何方式，将数据带离x x研发公司外，数据均是加密的，无法正常访问。 防止机密文件在内部二次扩散：严格把控机密文件被访问的时效和访问权限。 防止外发文件在外二次扩散：当需要给客户或者合作伙伴外发文件时，首先向上级领导进行外发申请，被授权的客户或合作伙伴获得该受控外发文件后，打开时需先进行合法的身份认证，而后才能在授予的权限范围内访问。 防止员工在外办公导致数据泄密：①短期外出：方便员工晚上回家或者休假日在家也能正常加解密文件，不需要额外的操作。②长期外出：在规定的期限内，携带笔记本在外也可以正常工作，超过期限，将无法打开加密文档。 避免员工在外办公不慎笔记本丢失泄密：只有输入合法的口令，才可以查看笔记本上的数据。 |
| 加快审批流程运转 | E6制造行业解决方案可以快速处理解决审批过程中的加签、退回等要求，节点人员登录系统即可快速处理相关事项，人找人转为事找人，提升效率。 |
| 文档扫描 | 致得E6协同文档管理系统实现与各种扫描仪的无缝集成，优化扫描速度，可扫描各种大小和类型的纸张、卡片。扫描后会将货单转换为组织有序的电子化的图片或者多页PDF文档保存下来，方便查找、使用和共享。 |
| 即时消息提醒 | 系统支持即时消息、邮件、短信的发送，根据需要会以不同形式将信息通知到各部门及人员，避免了因消息传播不到位而造成的工作疏漏，为企业减少了不必要的损失。 |
| 自动编号 | 支持自动编号，让集中管理的生产资料批号按需要排列序号，减少了手动输入整理的时间，使大量资料管理起来更加便捷。 |
| 修订版管理 | 可以很方便的查看文档的新版本以及生产计划有过哪些改动，保持文档版本的一致，避免使用错误的版本造成损失。 |
| 支持高级搜索，快速精准定位 | 支持根据文档标题、作者、类型及内容中的字、词、句、正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等多种方式进行快速搜索，解决了生产资料查找难的问题。 |
| CAD图纸预览 | 支持制造业中的AutoCAD以及其他专业工程文档的预览更新，并且能增加关键字摘要，便于在海量资料中快速搜索。 |
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